Niektórzy lubią chaos i dobrze się w nim czują, ale są to chyba nieliczne wyjątki. Dużo lepiej funkcjonujemy, gdy mamy porządek i wiemy, gdzie co leży. Warto o niego zadbać także w przypadku właściwej segregacji domowych plików. Jak się do tego zabrać? Kupmy pojemniki na dokumenty i zarezerwujmy kilka godzin wolnego czasu.
Zanim zapełnimy nowe pojemniki na dokumenty. Jak się zabrać za porządki?
Zanim zaczniemy sprzątać, musimy zastanowić się, gdzie wygospodarować miejsce na domowe biuro, gdyż od tego zależy, jaki rodzaj pojemników na dokumenty będziemy mogli kupić. Jeśli na biuro przeznaczymy osobne pomieszczenie i kupimy duże biurko, dokumenty można przechowywać na nim lub w dołączonych szafkach. W takim przypadku można kupić plastikowe, przezroczyste szuflady, które można wstawiać jedną na drugą – każda szuflada może być przeznaczona na inne dokumenty. Większość ma miejsce, na którym można wpisać rodzaj plików. Dobrym pomysłem jest także zamówienie u stolarza specjalnego biurka z wieloma szufladami, z jakiego korzystają architekci i fotografowie, którzy w ten sposób przechowują swoje prace. Każda szuflada może być przeznaczona na inny rodzaj dokumentów, a wszystko należy pakować do teczek na gumkę lub miękkich skoroszytów z wyjmowanymi koszulkami. W głębokich szufladach można zastosować system teczek podwieszanych, a w szafkach teczki ofertowe. Jeśli dokumenty chcemy przechowywać na regale, pliki należy pakować do teczek, które można chować do stojących segregatorów lub pudeł archiwizacyjnych.
Zanim zapakujmy pojemniki na dokumenty. Jak segregować pliki?
Przede wszystkim musimy przejrzeć pliki dzieląc ja na kategorie, np. dom, dziecko, studia, rachunki, samochód itd. Pliki, które nie są potrzebne na bieżąco, można schować do archiwum, czyli na dno kartonu, dokładnie opisując, co to jest – dzięki temu szybko je znajdziemy. Osobna teczka jest potrzebna do przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem, czyli świadectwa pracy, umowy o prace, zestawienia ZUS i deklaracje PIT – te można ułożyć zgodnie z datami i włożyć do osobnej, podpisanej teczki. Musimy mieć również osobne segregatory na dokumenty bankowe, telekomunikacyjne (telefon, internet itp.) oraz dokumentację zdrowotną.
Czego lepiej nie pakować do pojemników na dokumenty?
Nasze pojemniki na dokumenty będą pękać w szwach, jeśli będziemy do nich pakować wszystko, co wpadnie nam w ręce. Każdy papier trzeba więc wziąć do ręki i zastanowić się, czy w ogóle jest nam potrzebny. Wszelkie ulotki od razu przeglądamy i wyrzucamy. Listy możemy wkładać do teczki, którą będziemy pod kontem przydatności przeglądać raz w tygodniu.
Porządek w pojemnikach na dokumenty sprawi, że szybko i bez problemu znajdziemy potrzebne nam pliki. Nie odkładajmy porządków na później, gdyż może się okazać, że wkrótce trzeba będzie szukać pliku, a przeszukiwanie sterty papierów nie będzie przyjemne.