W każdym przedsiębiorstwie bardzo istotne jest odpowiednie archiwizowanie dokumentów. Dlatego warto o to w szczególny sposób zadbać. Wiele osób zastanawia się, jak profesjonalnie archiwizować dokumenty. Warto się zatem tego dowiedzieć oraz poznać pewne sprawdzone metody.
Kategoryzowanie dokumentów
Prawidłowa archiwizacja dokumentów obejmuje przede wszystkim ich kategoryzowanie, co jest bardzo istotnym aspektem. Dokumenty w każdym przedsiębiorstwie można podzielić w szczególności na następujące:
– dokumentacja archiwalna, czyli kategoria A,
– dokumentacja niearchiwalna, czyli kategoria B.
Dokumentacja archiwalna to takie dokumenty, które muszą być przechowywane w danej firmie wieczyście, czyli zawsze. Wśród nich można między innymi wymienić wszelkiego rodzaju dokumenty sądowe czy też dokumenty potwierdzające własność, takie jak na przykład akty notarialne. Oprócz tego są to również wszelkiego rodzaju dokumenty związane z dokumentacją techniczną. Natomiast dokumentacje niearchiwalna to takie dokumenty, których czas przechowywania jest ściśle określony. Często jest on zawarty w stosownych przepisach, które powinno się uwzględnić podczas prowadzenia działalności gospodarczej.
Przechowywanie dokumentów
Archiwizowane dokumenty należy również w odpowiedni sposób przechowywać w danym przedsiębiorstwie, ponieważ również jest to niezwykle istotne. Wszystkie dokumenty należy przede wszystkim w odpowiedni sposób pogrupować biorąc pod uwagę temat lub typ dokumentu. Następnie powinno się je ułożyć w porządku chronologicznym, ponieważ w tym przypadku dużo łatwiej będzie można odszukać aktualnie potrzebny dokument. Następnie dokumenty należy w odpowiedni sposób opisać oraz oznaczyć. Dzięki temu ich odszukanie będzie bardzo łatwe i nie będzie z nim większych problemów. Warto dodać, że przechowywane w przedsiębiorstwie dokumenty powinny być w pełni bezpieczne i żadna niepowołana osoba nie powinna mieć do nich dostępu. Jest to bardzo istotna kwestia w całym procesie przechowywania dokumentów.
Sposoby przechowywania
W obecnych czasach dokumenty można przechowywać na bardzo wiele różnych sposobów. Najbardziej popularną metodą podczas tego procesu jest wkładanie dokumentów w foliowe koszulki, a następnie wpinanie ich do segregatorów. Wszystkie segregatory, które znajdują się w danym przedsiębiorstwie powinny być w odpowiedni sposób opisane, aby łatwo można było w nich znaleźć poszukiwane dokumenty. Same dokumenty również muszą być dość dokładnie opisane, a także włożone do odpowiedniego segregatora. Oprócz tego dokumenty w firmie można również przechowywać w takich elementach jak różnego rodzaju teczki, a także skoroszyty. Wybór konkretnego sposobu archiwizacji zależny jest przede wszystkim od metod organizacji w firmie, ale także indywidualnych potrzeb czy też preferencji. Dlatego warto na to zwrócić swoją szczególną uwagę i wybrać jak najkorzystniejszą metodę archiwizacji.