W każdym biurze powstaje duża ilość dokumentów, które zazwyczaj przetrzymuje się w teczkach czy segregatorach. Bywa, że coś wyciągniemy, zapomnimy odłożyć na właściwe miejsce i druk po prostu ginie. Musimy więc opracować sprytny system przechowywania, który sprawi, że odłożymy pliki na miejsce. Odpowiednie systemy przechowywania, archiwum czy digitalizacja dokumentów?
Odpowiednie szafki na dokumenty
Pliki mają dziwną tendencję do znikania. Odnalezienie ich zazwyczaj zabiera dużo czasu i jest stresujące. Wydaje nam się, że odłożyliśmy je w to samo miejsce, co zwykle, ale okazuje się, że ich tam nie ma. Najczęściej taka zabawa w chowanego ma miejsce na poziomie biurka. Kupmy więc odpowiednie szafki do przechowywania plików, które są nam potrzebne do pracy. Dobrym rozwiązaniem jest pojemnik na dokumenty. By był trwały i wytrzymały, najlepiej, by był zrobiony z wysokiej jakości tworzywa sztucznego. Dobrym rozwiązaniem jest zakup niewielkiej szafki z szufladami, która bez problemu zmieści się na biurku. Jeśli każda z nich będzie mieć innych kolor czy oznaczenie, ułatwi nam to segregację. Ważne, by szuflady wysuwały się cicho i delikatnie, by trzaski nie rozpraszały współpracowników.
Jak segregować dokumenty w biurze?
Aby w dokumentach był porządek, należy odpowiednio je segregować. Każde biuro powinno wypracować swój własny system. Po pierwsze, trzeba określić kryterium podziału dokumentów. Możemy dzielić je ze względu na formę (tutaj umieszczamy na przykład wszystkie wnioski, obieg (do tej kategorii zaliczyć można dokumenty, które przyszły do firmy z zewnątrz oraz te, które mają charakter wewnętrzny) oraz poufność. Druki powinny być przechowywane w segregatorach i teczkach, w których możemy dokumenty ułożyć. Segregacja kolorystyczna dokumentów sprawia, że można je potem odnaleźć bez najmniejszego wysiłku. Dokumenty należy segregować natychmiast po ich pojawieniu się na biurku. Odkładanie tego na potem może skończyć się powstaniem prawdziwego bałaganu, który trudno nam będzie później opanować. Dbajmy także o porządek na biurku. Usprawni to pracę i sprawi, że będzie ona przebiegała naprawdę szybko.
A może digitalizacja?
Warto także zastanowić się nad gromadzeniem dokumentów w formie elektronicznej. Treść analogowa przekształca się w cyfrową, dokumenty są udostępniane online. Dzięki digitalizacji można również dokonać analizy oryginałów materiałów archiwalnych na podstawie wysokiej jakości kopii cyfrowych. Pozwala to na dotarcie do informacji niedostępnych dla ludzkich zmysłów przy badaniu oryginału. Przeniesione na nośnik treści są bezpiecznie przechowywane w archiwum. Digitalizacja pozwala na sprawne przeszukiwanie dokumentów, nie ma potrzeby przeglądania wielu teczek.
Porządek to podstawa sprawnego funkcjonowania firmy. Wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w taki sposób, by móc szybko je znaleźć. Ponadto, ład i harmonia znacznie ułatwiają pracę.