Jednolity Plik Kontrolny – temat, który spędza sen z oczu większości przedsiębiorców. Czy faktycznie jest się czego obawiać? Co powinniśmy wiedzieć o tym systemie wysyłania danych? Kto zobligowany jest do tworzenia i wysyłania JPK?
Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?
Pod skomplikowaną nazwą kryje się zestaw dokumentów w jednolitej formie elektronicznej, który musi być przekazywany przed przedsiębiorcę do urzędu podatkowego. Zaznaczmy, że jest to stosunkowo nowy wymóg, dotyczący wybranego typu przedsiębiorstw i wciąż podlegający prawnym nowelizacjom. Założeniem wprowadzenia JPK było ujednolicenie systemu przekazywania danych finansowych pomiędzy przedsiębiorcami a urzędami podatkowymi i urzędami kontrolnymi. Domniemanym skutkiem wprowadzenia systemu ma być m.in. uszczelnienie przepływu podatków i ułatwienie (lub przyspieszenie) kontroli podatkowej. Za największą zaletę wprowadzenia nowego systemu rozliczeń uważa się potencjalną oszczędność czasu (ewentualna kontrola skarbowa będzie odbywać się szybciej).
Kto ma obowiązek wysyłania JPK?
Obowiązek przygotowywania, przechowywania i wysyłania JPK do urzędów podatkowych z założenia ma obejmować każdą firmę. Wprowadzenie systemu wiąże się jednak z licznymi utrudnieniami, związanymi głównie z koniecznością dostosowania indywidualnych programów księgowych (stosowanych przez firmy) do wymagań technicznych, przedstawionych przez Ministerstwo Finansów. Stąd też stopniowe wprowadzanie obowiązku wysyłania JPK. Od 1 lipca 2016 roku obowiązek ten dotyczy jedynie tzw. „dużych przedsiębiorców” (firmy powyżej 250 pracowników). Natomiast przedsiębiorstwa średnie, małe i „mikro” muszą wdrożyć nowy system (i przygotować się do wysyłki dokumentów w nowym formacie) od lipca 2018 roku. Przygotowywaniem i wysyłaniem pakietu plików zajmuje się najczęściej biuro rachunkowe lub księgowy, prowadzący dokumentację firmy.
Zawartość i proces wysyłania
Jednolity Plik Kontrolny składa się aktualnie z siedmiu tzw. struktur (ksiąg i dokumentów elektronicznych), w skład których wchodzą:
- wyciągi bankowe przedsiębiorstwa,
- księgi rachunkowe,
- ewidencje zakupu i sprzedaży,
- ewidencje przychodów,
- KPiR – podatkowa księga przychodów i rozchodów,
- ewidencja VAT (wraz z fakturami VAT),
Wszystkie dokumenty mają formę elektroniczną i muszą być udostępniane m.in. w celu dokonania kontroli skarbowej przez urząd podatkowy. Wysyłka plików odbywa się drogą elektroniczną i wymaga m.in. zaszyfrowania dokumentów oraz posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym.
JPK a zmiany w prawie
Ze względu na liczne zmiany w prawie podatkowym przedsiębiorca (lub podmiot prowadzący księgowość firmy) powinien śledzić wszystkie aktualizacje i zmiany prawne. Specjaliści przewidują, że proces pełnego wdrażania JPK może się opóźnić. Najważniejszym problemem może być brak kompatybilności pomiędzy systemami i programami księgowymi, używanymi przez małe firmy a głównym systemem, zbierającym dane z JPK.