Każdego dnia w Polsce doręczane są miliony przesyłek. Do sytuacji tej bez wątpienia przyczyniła się popularność zakupów internetowych, które coraz częściej wypierają klasyczne zakupy w sklepach i galeriach handlowych. Ale oprócz przesyłek z zamówionymi produktami Polacy otrzymują także pisma urzędowe, których warunki odbioru rządzą się bardzo specyficznymi prawami.
Rodzaje przesyłek urzędowych
Na wstępie należy odpowiedzieć sobie na pytanie: czym jest w zasadzie przesyłka urzędowa? Wbrew pozorom za taką nie jest uważana wyłącznie korespondencja, której nadawcą jest dowolny urząd. Co istotne, do kluczowych przesyłek tego typu zalicza się te wysyłane z sądów, prokuratury oraz organów ordynacji podatkowej. Każdy list nadawany przez publiczne jednostki w formie poleconej (czyli wymagającej potwierdzenia otrzymania przez odbiorcę) uznawany jest za przesyłkę poleconą.
W błędzie jest jednak ten, kto myśli, że korespondencja tego typu doręczana jest wyłącznie przez Pocztę Polską. Coraz częściej, w ramach optymalizacji kosztów działania, urzędy decydują się na współpracę z alternatywnymi dostawcami usług pocztowych. Dodatkowo wiele jednostek zatrudnia pracowników dedykowanych do celu doręczeń pism urzędowych.
Kiedy nie zastano odbiorcy w domu
Co do zasady bez względu na to, czy przesyłkę dostarcza operator pocztowy, czy też pracownik instytucji, schemat działania jest taki sam jak w przypadku każdej korespondencji poleconej. Nieobecnemu adresatowi pozostawione zostaje awizo (w skrzynce, drzwiach, w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję) z informacją o miejscu, w jakim odebrać można przesyłkę. Po upływie 7 dni następuje ponowna awizacja. Dopiero w tym momencie następuje kluczowa zmiana wobec standardowych listów – jeśli bowiem paczka urzędowa nie zostanie odebrana w ciągu 14 dni od pierwszego terminu próby doręczenia – uznawana jest za doręczoną. Tak jak w przypadku wszystkich innych przesyłek odbiorca może odmówić przyjęcia paczki. Jednak w przypadku gdy jej nadawcą jest instytucja publiczna termin odmowy odbioru uznaje się także za termin doręczenia.
Zmiana adresu i wyjazd na wakacje
Poza przypadkiem odmowy odbioru przesyłki, najczęstszą przyczyną nieodebrania urzędowej korespondencji są zmiana adresu oraz wyjazdy. W pierwszym z przypadków winą obarcza się bezpośrednio odbiorcę, ponieważ polskie prawo nakłada na obywateli i przedsiębiorców obowiązek aktualizacji danych adresowych zwłaszcza w organach podatkowych.
Sprawa komplikuje się nieco w przypadku wyjazdów np. wakacyjnych. O ile w przypadku wyjazdu poza granice Polski na okres przekraczający 2 miesiące prawo nakłada na podatnika obowiązek ustanowienia pełnomocnika, o tyle przy krótszych wyjazdach ciężar obowiązku spada już na samego adresata. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje, że powiadomienie organów o planowanym wyjeździe niesie ze sobą walor wyłącznie informacyjny, nie zapewnia natomiast, że w czasie naszych wakacji urząd powstrzyma się przed wysyłką ważnej korespondencji.
Konsekwencje nieodebrania przesyłki urzędowej
Nieodebranie przesyłki urzędowej, która po upływie 14-dniowego okresu uznana zostaje za doręczoną, rodzi szereg konsekwencji prawnych. W zależności od tego, jakiego rodzaju jest to pismo i kto jest jego nadawcą, w piśmie zawarte mogą być szczegółowe informacje i terminy, takie jak m.in.:
- wszczęcie postępowania podatkowego,
- zostaje wyznaczony termin zapoznania się z materiałem dowodowym,
- rozpoczęcie biegu terminu do wniesienia odwołania od decyzji,
- obowiązek opłacenia kosztów sądowych,
- możliwość złożenia apelacji lub zażalenia,
- obowiązek uiszczenia kary pieniężnej.