Dobry program do fakturowania to podstawowe narzędzie przedsiębiorcy. Jakie oprogramowanie wybrać? Korzystać z darmowych programów do faktur czy rozbudowanych programów do pełnej księgowości?
Obowiązki, związane z wystawianiem faktur
Wystawianie faktur sprzedaży jest obarczone wieloma obowiązkami. Najważniejszym jest już sama konieczność potwierdzania sprzedaży produktów lub usług odpowiednim dokumentem. Wystawienie faktury jest obowiązkowe dla każdej transakcji pomiędzy firmami. Jeżeli nabywcą jest osoba prywatna, fakturę sprzedaży wystawia się na życzenie klienta. Faktury mają określoną formę i zawartość. W przypadku zaistnienia pomyłki m.in. odnośnie cen lub wartości podatku, sprzedawca jest zobowiązany do wystawiania faktur korygujących. Warto pamiętać o tym, że nierzetelne (czyli błędne) wystawienie dokumentu może skutkować grzywną.
Najważniejsze obowiązki, związane z wystawianiem faktur dotyczą:
- poprawności danych, zawartych w dokumentacji,
- wyboru właściwej formy faktury,
- w przypadku pomyłek – właściwej korekty (za pomocą noty lub faktury korygującej),
- terminów wysyłki – do 15 dni od zakończenia miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż,
- gromadzenia i archiwizacji.
Co zawiera dobry program do faktur?
Dobre oprogramowanie do faktur, podobnie jak program do pełnej księgowości, powinno nam pozwolić na maksymalną oszczędność czasu. Niezbędna jest automatyzacja niektórych działań i możliwość uzyskania „podpowiedzi” systemu w przypadku wątpliwości. Kluczową cechą dobrego programujest możliwe szeroka oferta szablonów faktur, zawierająca m.in. wzory faktur: korygujących, dla zagranicznych kontrahentów, z odwrotnym obciążeniem itp.). Najnowsze systemy można też integrować z platformami e-commerce i drukarkami fiskalnymi. Istotny jest także dostęp do aktualizacji. W przypadku platform on-line (księgowość i programy do fakturowania on-line) istnieje zazwyczaj możliwość skorzystania z fachowej porady księgowej.
Program do faktur. Zanim kupisz, zwróć uwagę na:
- dane producenta – niezależnie od tego, czy szukamy programu do faktur czy też programu do pełnej księgowości, warto inwestować w markowe produkty,
- zawartość programu – czyli wszystkie dostępne opcje i typy faktur, jakie można wystawić w programie,
- możliwość skorzystania z darmowego okresu testowego,
- możliwość wydruku dokumentu lub wysyłki e-faktury za pomocą programu,
- kompatybilność oprogramowania z tym, które już wykorzystujemy w firmie,
- dostęp do bezpłatnych aktualizacji,
- dodatkowe funkcje – czy program można wykorzystać do automatycznego wystawiania faktur (np. w sklepie online)?
W przypadku zapotrzebowania na bardziej zaawansowane rozwiązania można zastanowić się nad inwestycją w profesjonalny program do pełnej księgowości. Oprogramowanie będzie już zawierać program do fakturowania a dodatkowe funkcje pomogą w poprawnym prowadzeniu firmowej dokumentacji.