Jak zachować porządek w fakturach? Poznaj sposoby godne zaufania

Faktura to jeden z podstawowych dokumentów sprzedażowych stanowiących pewien rodzaj rachunku zawierającego dane o zawartej transakcji. Niemalże każda osoba niezależnie od tego, czy samodzielnie prowadzi działalność, jest przedsiębiorcą lub pracownikiem firmy, bądź też w relacjach gospodarczych występuje w roli klienta lub kontrahenta, na co dzień ma styczność z tym rodzajem dokumentu. Będąc w posiadaniu dużej ilości różnych pism czasami trudno o zachowanie porządku. Na szczęście istnieją skuteczne sposoby na utrzymanie przejrzystości i właściwej organizacji dokumentacji.

Jaki sposób na zachowanie porządku w fakturach dla firm?

Integralną częścią działalności każdego przedsiębiorstwa jest wydawanie i rozliczanie faktur. Każdy taki dokument wpływający do firmy lub przez nią wystawiany musi zostać odpowiednio zaksięgowany.  Podstawowym krokiem sprzyjającym zachowaniu porządku w dokumentacji fakturowej jest odpowiednia numeracja.

Występuje kilka sposobów numeracji faktur, dlatego każda firma może dokonać wyboru zgodnie z własnymi preferencjami. Wyróżnia się numerację miesięczną – rozpoczynającą się na nowo z początkiem każdego miesiąca, kwartalną – biegnącą oddzielnie dla poszczególnych kwartałów, roczną i ciągłą, która obejmuje cały okres działalności przedsiębiorcy. Najistotniejszą zasadą prowadzenia numeracji jest konieczność zachowania rosnącej kolejności numerowanych faktur. W przypadku przedsiębiorstw o różnych zakresie świadczonych usług można wprowadzić oddzielny system numeracji dla poszczególnych profili lub kontrahentów.

Program do fakturowania

Następny sprawdzony sposób na zachowanie porządku w fakturach to korzystanie z programu do fakturowania. Najnowsze systemy, szczególnie te z dostępem online, zapewniają szybki dostęp do wszystkich faktur zgromadzonych w jednym miejscu, dzięki czemu nie trzeba już obawiać się, że faktura może się zniszczyć lub zgubić. Przechowywane faktury uporządkowane są w sposób chronologiczny, co umożliwia wyszukanie poszczególnych dokumentów według daty dokonania czynności. Programy oferują także możliwość zapisania wystawianych faktur, które można posegregować w odpowiednich folderach i przechowywać na dysku twardym lub na innym wybranym nośniku.

Podobnie problem ten przedstawia się w przypadku otrzymywania od kontrahentów faktur drogą elektroniczną. Dokumenty te również można zapisać i przechowywać w systemie, tak aby w każdej chwili mieć do nich niczym nieograniczony dostęp.

Jak uporządkować faktury wystawiane ręcznie?

Pomimo, że elektroniczny sposób wydawania faktur za pomogą programu lub chociażby Excela cieszy się coraz większą popularnością, wciąż można spotkać się z ręcznym wystawianiem faktur. Z metody korzystają np. małe przedsiębiorstwa, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub podmioty, które na co dzień nie wystawiają wielu faktur. Jak zatem uporządkować takie faktury?

W przypadku faktur wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej istnieje wiele możliwości na bezpieczne przechowywanie i uporządkowanie dokumentów. Przede wszystkim faktury można segregować w różnych teczkach lub segregatorach. Warto przy tym zdecydować się na określone kryterium podziału np. dzień wystawienia lub otrzymania, kolejność alfabetyczna lub rodzaj działalności, której faktura dotyczy.

Kolejne rozwiązanie to prowadzenie rejestru faktur. W ten szybko można upewnić się czy dana faktura została wystawiona lub dostarczona oraz rozliczona. Aby uniknąć obawy zagubienia lub zniszczenia dokumentów zawsze można dodatkowo je zeskanować i przechowywać w wersji elektronicznej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *